Aufbewahrung und Archivierung der Projektunterlagen

Sowohl der Anwender als auch der Lieferant werden die Projektunterlagen archivieren. Viele Unterlagen, wie z.B. die technische Dokumentation oder die Benutzerdokumentation, brauchen Sie für die Pflege und den Betrieb des EDV-Systems. Diese Unterlagen werden Sie aufbewahren. Das ist selbstverständlich. Dabei sind aus rechtlicher Sicht die folgenden Punkte zu beachten:

Beweismittel

Sollte es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung mit dem Vertragspartner kommen, sind Sie auf Beweismittel angewiesen. So können Sie z.B. als Lieferanten mittels eines Abnahmedokumentes den Nachweis erbringen, ob und allenfalls welche Mängel im Zeitpunkt der Abnahme bestanden.

Dokumentation interner Prozesse

Die Archivierung von Qualitätssicherungsdaten kann im Fall eines Produktemangels wichtig sein. Verursacht Ihr Produkt einen Schaden, so können Sie allenfalls mit diesen Qualitätssicherungsdaten den Nachweis erbringen, dass der Produktemangel nach dem Stand der Technik nicht erkannt werden konnte. Sofern Sie Ihre Prozesse zertifiziert haben (z.B. Iso-Zertifizierung) müssen Sie in der Regel weitreichende Dokumentationpflichten einhalten.

Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften

Wer zur Fühung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, muss diejenigen Bücher, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbeleg aufbewahren, die für die Feststellung der Vermögenslage oder von Schuld- und Forderungsverhältnisse notwendig sind. Dazu gehören auch Projektunterlagen.

Steuerliche Anforderungen

Im Steuerrecht gibt es verschiedene Bestimmungen zur Frage, wie lange und in welcher Form steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind.

Geheimhaltungsbestimmungen und Datenschutz

Beachten Sie, dass die von Ihnen vereinbarten Geheimhaltungsbestimmungen Sie ncht so binden, dass Sie den oben genannten Anforderungen punkto Archivierung nicht nachkommen können. Gemäss Datenschutzrecht dürfen Sie personenbezogende Daten nicht länger aufbewahren als dies notwendig ist. Ausserdem bestehen z.B. besondere Sicherungs- und Auskunftspflichten für diese Daten. Falls Sie personenbezogende Daten aufbewahren ist besondere Vorsicht geboten.

Elektronische Aufbewahrung der Projektdokumentation

In welcher Form die Dokumentationen aufbewahrt werden sollen, hängt von der Art des Dokumentes und dem Zweck der Aufbewahrung ab und kann nicht generell gesagt werden. So bestehen z.B. für die Archivierung von Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, besondere Bestimmungen, ebenso wie für Geschäftsbücher. Zu beachten ist auch, dass ein Urkundenbeweis mit einer elektronischen Kopie eines Dokumentes in der Regel nicht möglich ist. Auch aus diesem Grund kann sich aufdrängen, die Originale aufzubewahren.