Vertragsanpassungen sind bei EDV-Projekten üblich. Der Lieferant ist aber nicht verpflichtet, zusätzliche oder andere als die vereinbarten Leistungen vorzunehmen. Daher ist es wichtig, dass sich die Parteien über das Verfahren einigen, wie der Vertrag geändert werden kann. Das Change Management Verfahren setzt eine genaue Definition des Vertragsgegenstands voraus.

Das Change Management Verfahren läuft häufig wie folgt ab:

Antrag ("Change Request")

Das Change Management Verfahren wird durch einen Antrag ("Change Request"), eingeleitet.

Antwort

Häufig sehen Change Management Verfahren vor, dass der Lieferant innert einer definierten Frist auf den Antrag antwortet (meist auf dem Change Request selber); in dieser Antwort werden die Auswirkungen der Änderung auf das Projekt näher bestimmt. Der Lieferant muss in seiner Antwort alle Vertragsbestimmungen aufführen, die durch den Change Request geändert werden:

• Leistungsbeschreibung
• Preis
• Termine
• Mitwirkungspflichten
• Abnahmebestimmungen

Ist der Anwender mit den damit verbundenen Modifikationen einverstanden, so hat er nur noch die Antwort des Lieferanten zu unterzeichnen. Dadurch wird sie zum Vertragsinhalt.

Annahme oder Ablehnung der Antwort

Der Lieferant behält sich meistens ausdrücklich vor, einen Change Request des Anwenders anzunehmen oder abzulehnen. Manchmal wird der Lieferant stärker in die Pflicht genommen:

• der Lieferant muss die Ablehnung schriftlich begründen, damit der Anweder die Gründe überprüfen kann;
• der Lieferant muss einen Change Request innerhalb einer gewissen Anzahl Tage ablehnen, sonst gilt er als angenommen;
• die Ablehnung eines Change Requests berechtigt den Anwender zum Rücktritt vom Vertrag.